Po planifikoni takimin tuaj të radhës? Rreth 11 milionë prej tyre mbahen çdo ditë vetëm në Shtetet e Bashkuara. Një punëtor mesatar shpenzon gati tre orë në javë në takime. Që nga fillimi i pandemisë, bizneset në të gjithë globin kanë dëshmuar një rritje të përdorimit të mjeteve të video- konferencave dhe takimeve virtuale.
Rezultatet kanë qenë jo të mira. Takimet e gjata, të mërzitshme dhe joefektive mund t’i lënë të rraskapitur ata që përfshihen në to. Gati gjysma e punëtorëve amerikanë përjetojnë lodhje në takime virtuale. Shtatë nga 10 punëtorë mendojnë se takimet e humbin kohën e tyre. Rreth 39% e të pranishmëve pranojnë se i ka zënë gjumi gjatë takimeve “online”.
Programoni takime vetëm kur është e nevojshme
Mbi 56% e punëtorëve mendojnë se shumë takime ndikojnë në performancën e tyre të punës. Shmangni caktimin e një takimi virtual nëse është i panevojshëm ose ka gjasa të riplanifikohet/anulohet. Mbani mend thënien, “Ky takim mund të ishte një email”. Takimi juaj duhet t’i shërbejë një qëllimi specifik dhe të përfshijë vetëm njerëzve që kanë lidhje me projektin. Kini parasysh dallimet në zonën kohore dhe disponueshmërinë e pjesëmarrësve përpara se të planifikoni takimin.
Mbani takimet të shkurtra, të thjeshta me një agjendë të qartë
Përcaktoni agjendën dhe pritshmëritë për pjesëmarrësit. Qëndroni në temë dhe mbajeni seancën të shkurtër duke iu përmbajtur rendit të ditës. Nëse keni shumë prezantues, ndani kohë për secilin prezantues në mënyrë që askush të mos përfundojë duke folur për një periudhë të gjatë për të njëjtën temë. Ju gjithashtu mund të caktoni një moderator ose udhëheqës virtual për të siguruar një tranzicion të qetë midis prezantuesve dhe respektimin e afateve kohore të planifikuara.
Filloni takimin me seancat e akullthyesit
Një mënyrë argëtuese për të nisur një takim virtual dhe për të shmangur heshtjen e sikletshme është thyerja e akullit. Tema mund të jetë diçka e thjeshtë dhe argëtuese që u jep të gjithëve një shans për të shfaqur video dhe për të folur, si p.sh. përditësime për kafshët shtëpiake, këshilla për produktivitetin, gjëra të vogla në vendin e punës ose rekomandime transmetimi të shfaqjeve. Ju gjithashtu mund të ndiqni një temë takimi dhe të inkurajoni pjesëmarrësit të provojnë sfonde interesante virtuale të bazuara në filma ose seri televizive.